Condividere documenti con Google Drive

Google Workspace dà la possibilità di condividere file e/o cartelle su cui si sta lavorando con compagni di classe o con altri studenti all’interno del dominio @preveronline. Grazie alla condivisione è possibile collaborare allo sviluppo di un documento contemporaneamente con altri utenti.

In questa breve guida spiego come condividere documenti con Google Drive. Inizieremo con la creazione di un documento Google doc, ma il metodo di condivisione è la stesso per tutti i documenti che crei o trovi nel tuo Drive, questo significa che puoi usare la stessa procedura per tutti file creati con le applicazioni Google attive sul dominio @preveronline.

Per lavorare con le applicazioni Google all’interno della piattaforma Workspace, è richiesto un account Google, se fai parte del dominio @preveronline, le applicazioni sono disponibili dopo aver fatto l’accesso con il nome utente del dominio @preveronline.

Le stesse applicazioni sono utilizzabili anche utilizzando un account privato @gmail e la condivisione funziona nello stesso modo.

Non puoi condividere con gli studenti i file creati all’esterno del dominio @preveronline, ma puoi farlo con i docenti. Tutti possono condividere file creati all’interno del dominio anche con utenti esterni.

Condividere da Drive

Se hai già creato un file puoi condividerlo direttamente da Drive. Devi selezionarlo e poi fare click sull’icona Condividi. In alternativa puoi fare click destro sul file che vuoi condividere e dal menu mostrato fai click sull’icona Condividi.

Creazione di un nuovo documento

Iniziamo con la creazione di un nuovo file da Google Drive, ma ricorda che possono essere condivisi anche i file già esistenti. Puoi creare un nuovo documento direttamente da Drive oppure dall’applicazione specifica: Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli e, se lavori nel dominio @preveronline, anche con altre applicazioni attive sulla piattaforma Workspace.

1. Clicca sull’icona composta da nove puntini disposti a quadrato che si trova in alto a destra, prima dell’avatar utente.
2. Quando si apre la tendina con all’interno i servizi che più utilizzi, cerca Google Drive e cliccaci sopra.
3. Adesso sei all’interno del tuo disco Google sul cloud.

Ora puoi creare un nuovo file cliccando sull’icona a forma di + colorato in alto a sinistra con la scritta Nuovo, sotto il logo Drive.

Si apre un menu a tendina con le applicazioni disponibili. Ora puoi selezionare l’applicazione e aprirla facendo click.

Se clicchi sulla piccola freccia che appare alla sua sinistra, potrai scegliere se creare un documento vuoto o crearne uno partendo da un modello preformato.

Se fai click su Altro sono mostrate tutte le applicazioni disponibili nel dominio @preveronline.

Il nuovo file si apre nell’applicazione selezionata e come prima cosa dovrai dare un nome al file. I file creati con Drive non richiedono di essere salvati perché il salvataggio è automatico.

Se parti dall’interno dell’applicazione, per creare un nuovo file dovrai fare click sull’icona + colorato che si trova in basso a sinistra dello schermo.

Condividere il documento

Per condividere il documento fai click sul tasto blu Condividi che trovi in alto a destra dell’applicazione

Se non hai già dato un nome al documento, l’applicazione ti chiederà di farlo.
Facendo click sul pulsante Condividi, si apre una finestra di dialogo dove potrai inserire gli indirizzi email delle persone o dei gruppi con i quali hai intenzione di condividere il documento.

Condivisione con indirizzo email

In questa finestra dovrai scrivere l’email della o delle persone con le quali vuoi condividere il documento. Inseriti tutti gli indirizzi email, fai click sul pulsante Invia o premi Invio sulla tastiera del tuo computer.

Inviare notifiche alle persone.

Se vuoi far sapere alle persone che hai condiviso un documento con loro, seleziona la casella accanto a Invia notifiche. Se scegli d’inviare le notifiche, tutti gli utenti inseriti riceveranno un’email. Questa casella è selezionata come valore predefinito.

Se non vuoi inviare notifiche alle persone, deseleziona la casella.

In questa finestra puoi inserire un breve messaggio per spiegare il motivo della condivisione o qualsiasi altra informazione che ritieni necessaria o le modalità di modifica.

Se fai click sulla rotellina delle impostazioni in alto a destra, puoi selezionare o deselezionare le opzioni di condivisione.

Impostazioni e permessi di condivisione

Quando condividi un documento forse pensi che non tutti abbiano la necessità d’intervenire su tutti gli aspetti del documento; per questo è necessario dare uno sguardo alle impostazioni e ai permessi di condivisione, vale a dire che puoi decidere su cosa possono agire le persone con le quali condividi il documento.

Impostazioni di condivisione

Nelle impostazioni di condivisione con altre persone vedi due opzioni attive per default che devono essere considerate con attenzione quando condividi un documento:

1. Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere.
2. Visualizzatori e commentatori possono vedere l’opzione per scaricare, stampare e copiare.

La prima quando selezionata, consente alle persone con le quali condividi il documento, di condividerlo a loro volta, invitando nuove persone e/o modificare i permessi di condivisione di utenti.
La seconda, quando selezionata, consente di far scaricare, stampare o copiare il documento agli utenti per i quali hai abilitato i permessi di condivisione limitati a commenti e visualizzazione.

Permessi di condivisione

Puoi scegliere di condividere il file nel modo che preferisci e puoi definire quali azioni può compiere sul file la persona o le persone con le quali condividi il documento:

• Visualizzatore: visualizza il documento ma non può modificarlo e se lasciata la possibilità al momento della condivisione hanno opzioni per stampare e copiare.
• Commentatore: visualizza il documento e può commentare se lasciata la possibilità al momento della condivisione, hanno opzioni per stampare e copiare.
• Editor: può modificare i contenuti del documento apportare modifiche al documento e se non modificata l’opzione al momento della condivisione, possono modificare le autorizzazioni e condividere.

Terminato di compilare tutti campi e definiti i permessi, premi Invia per condividere il documento.

Premuto Invio, le persone con le quali hai condiviso il documento, ricevono una notifica di condivisione sulla loro casella di posta, ma ricorda, solo se hai lasciato l’opzione attiva.

Gli utenti con i quali hai condiviso e che stanno collaborando sono visualizzati nell’applicazione.

Le persone con le quali hai condiviso il file potranno modificarlo e collaborare in simultanea solo se hanno un account Google, in caso contrario potranno solo visualizzarlo anche se i permessi di condivisione erano impostati diversamente.

Interrompere la condivisione di file o cartelle

Se la necessità di condivisione di un file o cartella termina, si può interrompere la condivisione in questo modo:

1. Apri la schermata Home di Google Drive, Documenti Google, Fogli Google o Presentazioni Google.
2. Seleziona il file o la cartella.
3. Fai clic su Condividi o sull’icona Condividi .
4. Seleziona la persona con cui vuoi interrompere la condivisione.
5. A destra del nome, fai clic sulla Freccia giù  
6. Fai click su Rimuovi
7. Salva le modifiche con clic su Salva.

Chattare modificando un file

Puoi anche collaborare all’interno di documenti, fogli di lavoro o presentazioni usando la chat. Se il file è aperto da più persone, fai clic su Mostra chat, a sinistra dell’avatar delle persone collegate.

Ora puoi comunicare con le persone che stanno modificando il documento e avere riscontri diretti su idee e modifiche.

Per approfondire l’argomento puoi leggere la guida di Google su come condividere file e cartelle.

Se hai altre idee o suggerimenti su come condividere e collaborare con i file su Drive, puoi farcelo sapere utilizzando il modulo dei contatti che trovi qui sotto.