PDF e documenti accessibili

PDF, (Portable Document Format) è il formato file più diffuso per lo scambio di documenti online. Fu creato dalla Adobe Systems verso la fine del 1992, ed è usato per presentare e scambiare documenti in modo affidabile, indipendentemente dal software, dall’hardware o dal sistema operativo.

I file PDF possono contenere collegamenti e pulsanti, campi modulo, audio, video e funzionalità di business logic, vale a dire tutta quella logica applicativa che rende operativa un’applicazione.
I PDF, possono essere firmati elettronicamente e sono facili da visualizzare con il software gratuito Acrobat Reader DC o con estensioni del browser o con altri programmi esterni. 

I file PDF sono conformi alle norme ISO 32000 per lo scambio di documenti elettronici, comprese le norme per scopi speciali, ad esempio PDF/A per l’archiviazione, PDF/E per la progettazione e PDF/X per la stampa. I PDF soddisfano i requisiti di accessibilità e sono ideali per rendere i contenuti fruibili alle persone diversamente abili.

Grazie a tutte queste caratteristiche, quando si vuole condividere un documento in rete è necessario poterlo fare con questo standard, che non obbliga l’utente ad avere un determinato programma, o sistema operativo per avere a disposizione un certo contenuto.

Documenti accessibili

I PDF devono essere documenti accessibili. Si deve evitare la brutta abitudine di convertire un’immagine in documento PDF perché il contenuto di quel documento non è usufruibile, e non è letto dai lettori di schermo utilizzati dalle persone con problemi visivi.

Caratteristiche di un PDF accessibile

Le caratteristiche di un pdf accessibile sono:

1. il documento è composto da testo, e non da immagini che rappresentano testo;
2. i moduli e i campi di un documento PDF, devono essere accessibili;
3. la struttura del documento deve essere organizzata da tag;
4. l’ordine di lettura del documento deve essere ben strutturato e deve poter essere seguito anche quando il testo subisce ridimensionamenti.

Nel caso di un PDF immagine, dove un’immagine rappresenta del testo, tre sono le cose che si possono fare:

1. cercare una versione accessibile di quel documento;
2. utilizzare un programma OCR, (optical character recognition). Questo programma esegue una scansione del file e interpreta le lettere con risultati più o meno soddisfacenti in base alla qualità dell’immagine. il programma OCR, può essere fornito con le stampanti multifunzione, oppure si può utilizzare il servizio OCR, online 2PDF
3. riprodurre in forma testuale quanto riportato nell’immagine.

Risorse per l’accessibilità

Due risorse per l’accessibilità. La prima è un breve documento per la stesura di documenti accessibili, la seconda una vera e propria guida che spiega come scrivere per il web. Infine il documento Web e contenuti accessibili pubblicato sulla community.

Programmi e servizi online

È giunto il momento di vedere da vicino programmi e servizi online per lavorare con i PDF.

Di seguito elenco i programmi che uso da diverso tempo e sempre con risultati all’altezza delle aspettative. Alcuni sono programmi desktop da scaricare e installare sul proprio computer, altri sono servizi online. Nel loro insieme consentono una completa gestione dei PDF.
È anche vero che in rete cose nuove ne spuntano tutti i giorni, pertanto le ricerche non sono mai inutili, Ricorda però che ogni programma va provato per un po’ prima di dire funziona o non funziona.

Considera ancora che molti programmi e servizi online, si presentano come gratis o liberi. In effetti ti fanno fare il lavoro, ma al momento di scaricare il documento, ti chiedono una registrazione, l’invio di email, o consentono l’uso del programma per un periodo limitato, di solito 30 giorni.

I programmi e i servizi online descritti di seguito, non chiedono registrazioni e non hanno limitazioni di tempo. Almeno fino al momento della stesura di questo articolo.

Convertire file in PDF e e PDF in formato file

Tutti i programmi d’ufficio consentono l’esportazione del documento creato, in formato PDF, quindi se stai creando un documento e vuoi esportarlo come PDF, cerca nel menu file del tuo programma la voce esporta pdf o qualcosa di simile.

Un buon servizio on line per convertire il formato PDF in estensioni di programmi per ufficio sia Windows che MAc è dato da CleverPDF

Comprimere PDF

Per questa importante funzione, che consente di ridurre le dimensioni dei file, suggerisco il servizio online smallpdf.
Questo servizio oltre alla compressione del file, dà la possibilità di convertire vari formati di file in PDF e viceversa. Inoltre ha una funzione di firma digitale molto semplice da eseguire.

Creare moduli editabili

Per creare un PDF editabile è necessario un programma apposito che abbia tra le tante opzioni disponibili, anche quella per editare i campi che un utente dovrà compilare.

Programmi se ne trovano molti. Il più ovvio è certamente Adobe Acrobat DC. Io uso PDF-Xchange editor, al link è scaricabile la versione freeware. Questi programmi consentono tutte le operazioni per editare i PDF.

L’alternativa a questi programmi a pagamento, è creare il modulo con tutti i campi/caselle necessari per l’inserimento dei dati con un foglio di calcolo come Excel o Calc di Libreoffice., la suite di programmi open source per l’ufficio.

Se però i fogli di calcolo non sono il tuo forte, anche se per questo scopo sono più veloci e semplici di un editor, e vuoi comunque provare con un editor come Word o LibreOffice Writer, allora controlla nella barra degli strumenti del tuo programma preferito se nel menu visualizza > barra degli strumenti c’è un’opzione formulario o controlli per formulario o qualcosa di simile.

Visualizzate le opzioni per formattare il modulo, puoi cominciare a crearlo. Terminato il lavoro di creazione del modulo, ricorda di esportarlo in PDF.

Foxit Reader

Ottima alternativa ai programmi accennati, è Foxit Reader un lettore di PDF che consente di leggere, creare, editare e convertire file PDF.
Con Foxit Reader è possibile compilare i moduli interattivi e non interattivi. Il programma ha alcune funzioni per condividere e stampare documenti via emal e cloud e per proteggere i file applicando una firma digitale..

PDFescape

PDF escape è un servizio online che consente la creazione e compilazione di formulari online. È molto utile se si hanno formulari con campi già impostati ma non editabili e si vuole renderli compilabili, o se non si dispone di un editor PDF per inserire i testi.

Queste le funzioni più interessanti di PDFescape:

• creazione di moduli editabili;
• inserire testo, immagini e link;
• aggiungere, togliere e riordinare le pagine;
• inserire note;
• inserire forme geometriche e linee a mano libera.

Sulla pagina di questo servizio è sufficiente caricare il pdf con i moduli già preformati. Utilizzando il comando Form Field, è possibile tracciare su di essi il campo testo, checkbox, radio o una delle altre opzioni disponibili. Salvato e scaricato il documento, potremmo modificalo digitando nei campi del modulo modificati e ora editabili. Oppure possiamo compilarlo direttamente online con lo stesso strumento.

Se non hai sul tuo computer un programma per compilare i PDF o non vuoi usare Word o Libreoffice, PDFescape ti dà la possibilità di gestire il documento in tutti gli aspetti più importanti . Caricato il PDF con il metodo consueto, potrai iniziare a compilare i campi, inserendo testo, link, immagini, note, ecc.Di PDFescape esiste anche la versione desktop che ha le stesse funzioni della versione online ma installata sul computer, permette di compilare moduli PDF senza una connessione Internet

PDF24 Creator

Per la gestione delle pagine di un PDF suggerisco il programma PDF24 Creator. Questo ottimo programma, da scaricare ed installare sul proprio PC, ha moltissime funzioni, alcune sono in comune con quelle segnalate nei programmi descritti nei paragrafi precedenti, e in più permette di:

• salvare in diversi standard, compreso PDF/X e PDF/A;
• inserire informazioni sull’autore;
• inserire password di sicurezza;
• definire una filigrana;
• inserire numeri di pagina;
• inserire una firma digitale.

Spostare pagine da un PDF ad un altro PDF

Quello che interessa, e rende unico PDF24, è la possibilità che offre di aggiungere, spostare, riordinare, cancellare le pagine. di un documento PDF o tra diversi PDF, semplicemente trascinando e rilasciando le pagine da un documento all’altro attraverso una semplice e comoda anteprima.

Questo programma installa anche un driver per una stampante virtuale. Se vai nelle impostazioni di stampa del tuo editor preferito o del browser, e scegli come driver PDF24, al click su stampa, viene creato un file pdf che potrai gestire per le tue esigenze.

Molti dei servizi di questo programma sono offerti anche online. Visita il sito e troverai moltissimi strumenti utili per il tuo lavoro con i file PDF .

Se hai altri programmi utili da segnalare per lavorare con i PDF, puoi farlo attraverso il modulo dei commenti.