Scriviamoli bene
Sommario
Scriviamoli bene si riferisce ai nomi dei file. In questo articolo, che va un po’ al di fuori dall’uso specifico di WordPress, sono descritti alcuni consigli su come scrivere i nomi dei file.
Dare un nome ad un file sembra una cosa banale e spesso lo si fa senza badare troppo a come lo si scrive; scriviamo un nome così come se scrivessimo il titolo di un argomento, con spazi tra le lettere o caratteri particolari, con preposizioni di vario tipo e un mix di lettere maiuscole e minuscole, per non parlare della lunghezza a volte chilometrica, e dell’estensione spesso trascurata. Così il nome di una file diventa quasi una frase completa difficile da ricordare e da riprodurre.
Poi, quando ci troviamo ad allegare il file ad un articolo o ad una pagina di qualche CMS come WordPress, o cerchiamo di aprirlo in un altro computer e il file non si apre, ci chiediamo: come mai non si apre? Perché non si vede niente? Eppure sul mio computer il file si apriva e funzionava, e chi deve lavorare su questi file dovrà rinominarli in qualcosa di sensato e significativo e soprattutto che funzioni.
Quando un file non si apre, forse è anche colpa di un nome scritto con caratteri riconosciuti da un sistema ma non da un altro, o di un estensione non corretta o modificata senza accorgersene.
Un buon consiglio sui sitemi Windows è di impostare il file manager in modo da visualizzare sempre il nome del file con la sua estensione così da controllare che tutto sia al suo posto.
Come è fatto il nome di un file
Un nome file nei sistemi Windows è composto da due parti. La prima, più o meno lunga, è il nome vero e proprio che scriviamo per riconoscere il contenuto del file; la seconda parte, di solito composta da un punto e da 3 lettere, è l’estensione. L’estensione definisce il formato del file, testo, immagine, video, audio ecc. Nei sistemi Mac l’estensione non serve.
Standard dei nomi
La convenzione di denominazione dei file Standard ISO 9660 definisce che il nome del file sia formato da un numero massimo di 8 lettere, seguito da un punto e estensione di 3 lettere, i caratteri consentiti sono lettere, numeri e trattino basso _ , questo standard funziona su tutti i sistemi operativi.
Da Windows 95 ad oggi gli standard si sono evoluti ed anche lo stesso ISO 9660. Nei più recenti sistemi operativi i nomi di file possono avere fino ad un massimo di 255 caratteri compresi $ % ‘ – @ / \ * ” < > | : ?.
Nei sistemi Mac più recenti da O/S 8.1 a OS X i file possono avere un massimo di 255 caratteri, tutti i caratteri sono ammessi, escluso il segno : (due punti). I sistemi Mac precedenti a O/S 8.1 consentivano un massimo di 31 caratteri, tutti i caratteri erano consentiti tranne il segno dei : (due punti).
Nei sitemi UNIX sono consentiti fino ad un massimo di 255 caratteri, tutti i caratteri sono consentiti tranne / (barra) e gli spazi.
Assegnare un nome
Questi sono alcuni semplici consigli per definire i nomi dei file:
- Creare uno standard per i nomi:
- è utile crearsi una convenzione, una sorta di linea guida nel dare i nomi ai file e seguirla sempre. Es:
- non uso caratteri speciali;
- non uso spazi tra le parole;
- sostituisco gli spazi con trattini bassi _ nei file grafici e trattini – nei file di testo;
- uso solo lettere minuscole;
- verifico sempre che l’estensione sia corretta;
- esempio di nomi che seguono la convenzione: 1-nome-file-standard.txt (file di testo), e 1_nome_standard.png (file di immagine).
- Usare solo lettere minuscole:
- crea meno problemi non si deve ricordare cosa si scrive maiuscolo e cosa minuscolo, questo è utile soprattutto quando si devono rinominare numerosi file, inoltre, le lettere minuscole sono più facili da leggere e si evita la notazione a cammello “CamelBack” tra le parole, tipico dei linguaggi di programmazione.
- Dare un nome comprensibile e significativo:
- dare un nome che faccia comprendere la natura del contenuto.
- Rinominare un file:
- nomi incomprensibili o troppo lunghi devono essere cambiati con qualcosa di significativo; esempio classico sono i file immagine da smartphone con la loro lunga serie di numeri che non dicono nulla sulla natura dell’immagine.
- Caratteri non ammessi:
- quando si decide il nome di un file è opportuno evitare caratteri speciali come: ˆ ~ ” # % & * : < > ? / \ { | } questo serve per garantire la compatibilità tra i vari sistemi e applicazioni, perché alcuni caratteri possono essere validi su un sistema ma non su un altro.
- Per semplificare il nome:
- eliminare articoli, preposizioni, accenti, e apostrafi; sostituire gli spazi tra parole con trattini o trattini bassi.
- Assicurarsi che ci sia la corretta estensione:
- le estensioni dei file sono le lettere che seguono il nome, separate da questo da un punto, un elenco completo di estensioni di file è su wikipedia.
Perdonami ma usare solo lettere minuscole è una stupidaggine colossale e anche non usare spazi o usare underscore al posto degli spazi. Certo un tempo potevano essere scelte comprensibili su vecchi sistemi operativi ma oggi non sono più necessari tali accorgimenti anzi possono portare a confusione o a dover omettere o a rinunciare a mettere in evidenza direttamente nel nome del file informazioni importanti che ne permettano la facile identificazione del contenuto e la più facile ricerca a vista o anche con gli strumenti di ricerca integrati nel sistema:
“immaginatiunnomedifilescrittocosinonsicapiscenulla.txt”
mentre invece
“Immaginati un nome di File scritto cosi che è Molto più Chiaro e Leggibile.txt”
anche la storia delle 3 lettere dell’estensione non è sempre vera: esistono file senza estensioni ma anche estensioni di 1 sola lettera o di 2 o 3 e anche oltre ad esempio l’estensione .c o le .h o le .js o le html o l’estensione .accdb e via discorrendo.
Quindi la regola che davvero conta per dare dei nomi ai file e cartelle è di dare dei nomi significativi che ne permettano l’immediata identificazione del contenuto o comunque una facile ricerca con gli strumenti di ricerca, senza fronzoli, cercando di mantenere nel tempo un modo omogeneo ed ordinato di dare i nomi, come se si stesse compilando un database, che poi è proprio cosi. Ad esempio può essere utile porsi come obiettivo quello di seguire uno schema come ad esempio:
“Riferimento numerico (ad es. il protocollo o il numero progressivo di un preventivo) – Mittente – Destinatario – Oggetto – timestamp nel formato [yyyy.mm.gg HH.mm.ss].estensione”
Al bisogno i “campi virtuali” convenzionalmente stabiliti nella stringa del nome si possono anche modificare nel loro ordine, per convenienza archivistica o di ricerca o di ordinamento (sorting)
Esempio pratico
Uff. Preventivi – Rossi Mario – 00250-4 – Preventivo Barre metalliche [2023.09.13 15.30.25].docx
In questo modo le azioni di ricerca ed estrazione di dati o riordinamento sono semplici ed immediate e anche eventuali operazioni di rinominamento in massa con appositi script o programmi di rinominamento di file e cartelle, sono rese estremamente semplici ed immediate in caso di cambio degli standard per l’attribuzione dei nomi ai file o cartelle. Un altro vantaggio è che i file sono facilmente reperibili anche da personale nuovo e di recente assunzione.
Al contrario se il nome del file fosse
Preventivo 00250-4
e arrivasse il sig. Mario Rossi e non avesse portato appresso il suo preventivo (magari perché lo ha perso e ne vorrebbe una ristampa), un neo assunto avrebbe non poche difficoltà a collegare e quindi a ritrovare il preventivo 00250-4 come abbinato al Sig Rossi Mario e magari dovrebbe fare una ricerca sul contenuto del file, impiegando più tempo.
Cordialmente
Do pienamente reagione a mrnobody: ho avuto a che fare tempo fa con una azienda i cui impiegati di vecchia data usavano proprio la nomenclatura criticata per dei preventivi usando un modello simile a
Preventivo 00250
chi è stato assunto dopo non trovava mai nulla e spesso prendevano discussioni con i titolari dell’azienda per l’inefficienza nell’archiviazione delle cose e soprattutto per le tempistiche necessarie ai nuovi assunti di trovare i dati cercati se per caso non vi erano i lavoratori di vecchia data ad es. per malattia o per ferie. Alla fine si è dovuto imporre il titolare ed obbligare i lavoratori di vecchia data ad adottare una nomenclatura che riportasse il nome dell’utente e l’oggetto del documento per sommi capi. Oggi il problema con i sistemi di archiviazione indicizzati e i programmi di database che fanno il lavoro al posto del dipendente non si pone neppure il problema ma se ancora si utilizzano file di word o excel per archiviare le cose è utile avere un sistema di nomenclatura dei file che sia la più chiara possibile altrimenti l’attività aziendale si ferma se per un motivo o l’altro manca chi ha gestito le vecchie pratiche ed ha un suo personalissimo metodo di nomenclatura non esaustiva sul contenuto dei files.
Grazie per l’approfondimento. Per quanto riguarda le estensioni nell’articolo si dice “di solito” di tre lettere. Non è necessario andare a cercare estensioni particolari che richiedono di essere spiegate, visto il pubblico cui é diretto l’articolo. Per quanto riguarda gli spazi, non è scritto da nessuna parte nell’articolo che i nomi devono essere tutti attaccati perché è ovvio che il nome diventa difficile da capire. Si danno semplici consigli per avere uno standard e uniformare un sistema che altrimenti quando si devono mettere d’accordo molte persone, può diventare caotico. Abituarsi a non lasciare spazi tra le parole aiuta a non lasciarne nemmeno nei titoli degli articoli che si pubblicano in rete nel caso si volesse modificare l’URL. Mai visti i simboli %20? Ebbene é il browser che li aggiunge proprio perché trova spazi tra le lettere. Infine mi sembra di ricordare che anche per la SEO parole scritte tutte attaccate o separate da trattino o con spazi abbiano significati molto diverse. Pertanto io continuo a consigliare lettere minuscole separate da trattino basso o alto. Poi é evidente che per particolari esigenze si possono trovare standard piú indicati.